Làm sao để bảo quản tài liệu tại nhà một cách tiện lợi?

Có nhiều tình huống chúng tôi sử dụng hợp đồng bảo hiểm, giấy chứng nhận và chứng chỉ. Vì vậy, để có trong tay những giấy tờ cần thiết, người dân buộc phải cất giữ hồ sơ tại nhà. Nhưng làm thế nào để làm điều này một cách chính xác để không có gì bị mất hoặc hư hỏng?

Cần lưu giữ những giấy tờ gì?

Bất kỳ người hiện đại nào cũng có rất nhiều mảnh giấy cho mọi dịp. Nhưng không phải thứ nào trong số đó cũng có giá trị cất giữ.

Dưới đây là danh sách các tài liệu bạn phải có ở nhà:

• Danh sách mở ra với hộ chiếu và các tài liệu gia đình khác. Ví dụ như di chúc, giấy chứng nhận.
• Giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, biên lai và những thứ khác liên quan đến bất động sản và vận tải.
• Văn bằng, bằng cấp, chứng thực, chứng chỉ xác nhận sự sẵn có của giáo dục.
• Các giấy tờ liên quan đến hoạt động nghề nghiệp: sổ sách công việc, thỏa thuận, hợp đồng.
• Kết quả khám, chính sách và thẻ y tế.
• Phiếu bảo hành, hóa đơn các thiết bị gia dụng và nội thất.
• Các giấy tờ liên quan đến thuế.

Riêng biệt, bạn có thể chọn tài liệu điện tử hoặc đơn giản là dữ liệu ở định dạng kỹ thuật số. Theo quy định, chúng tương ứng với một trong những điểm trên và cũng có thể được lưu trữ.

Giấy tờ nên được giữ trong bao lâu?

Tài liệu có thể được chia theo thời gian lưu trữ. Nó phụ thuộc vào thời hạn hiệu lực của từng lớp vỏ cụ thể.

• Vĩnh viễn. Những giấy tờ như vậy phải luôn luôn có trong tay.Đó là giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh, bằng cấp xác nhận trình độ học vấn, dữ liệu y tế, thông tin có xác nhận của công chứng viên, di chúc, giấy chứng nhận lương hưu.
• Lâu dài. Tài liệu về bất động sản, xe hơi và các mặt hàng đắt tiền. Chúng cũng bao gồm các giấy tờ chuyên môn. Bạn cũng có thể xác định séc và biên lai tại đây. Đây là thứ được lưu trữ trong một thời gian dài và vẫn có liên quan trong một khoảng thời gian nhất định.
• Thời gian ngắn. Nên giữ giấy chứng nhận dịch vụ của bác sĩ, luật sư và giáo viên trong ba năm. Các thỏa thuận tiện ích và tuyên bố có cùng thời gian.
• Vô ích. Bạn có thể vứt bỏ ngay những tài liệu thông tin và giáo dục không cần thiết, những hướng dẫn về những thứ đã được nghiên cứu kỹ lưỡng, những bảng tính toán, v.v.

Riêng biệt, chúng ta có thể lưu ý các tài liệu tùy chọn, tuy nhiên, những tài liệu này có tầm quan trọng lớn đối với chủ sở hữu của chúng. Chúng bao gồm nhật ký cá nhân, ghi chú, hình ảnh và các kỷ vật khác. Thông thường những điều như vậy cũng kéo dài rất lâu.

Vì vậy, nên vứt bỏ những thứ hiện tại không dùng đến và không còn hữu ích trong tương lai. Để duy trì trật tự, bạn cần thường xuyên dọn dẹp thùng rác và loại bỏ rác tích tụ, đồng thời phân loại các tài liệu thực sự quan trọng.

Mẹo bảo quản giấy tờ cần thiết

Theo quy định, hầu hết các gia đình đều lưu trữ giấy tờ theo tiêu chuẩn.

1. Đầu tiên, tài liệu được sắp xếp theo khu vực: nhà ở, nơi làm việc, y tế và những nơi khác.
2. Sau đó, chúng được đặt trong các thư mục có chữ ký, điều này chắc chắn sẽ giúp bạn không bị lạc vào các giấy tờ.
3. Các bộ kết quả được đặt trong một hộp hoặc túi riêng biệt. Nhân tiện, để thuận tiện, các phân vùng thường được tạo bên trong “thùng chứa” để ngăn các thư mục trộn lẫn với nhau.Đồng thời, bạn cần đảm bảo vị trí cất giữ không thể tiếp cận được với trẻ em và động vật nhưng nằm ở vị trí thuận tiện cho việc sử dụng.

Bạn nên giữ riêng các tài liệu cá nhân được sử dụng thường xuyên. Hộ chiếu, thẻ y tế, Mã số thuế (TIN) và giấy chứng nhận lương hưu của bạn sẽ được đựng vừa vặn trong túi nhựa có khóa kéo. Những gói hàng như vậy kín khí và sẽ giữ cho đồ bên trong ở trật tự hoàn hảo, chẳng hạn như ngăn không cho nó bị ướt. Đồng thời, các tài liệu liên quan đến sức khỏe phải được lưu trữ ở mức dễ tiếp cận nhất có thể - để không lãng phí thời gian nếu cần gấp.

Luôn luôn là một ý tưởng tốt nếu có bản sao các giấy tờ quan trọng ở nhà. Có đủ loại trường hợp, và khoản dự trữ như vậy có thể giúp ích trong những tình huống không lường trước được.

Những tài liệu đặc biệt quan trọng có thể được đặt trong két an toàn. Thị trường hiện đại cung cấp nhiều lựa chọn phương tiện lưu trữ, vì vậy bất kỳ người mua nào cũng có thể chọn thứ gì đó phù hợp. Nhưng tốt hơn hết bạn nên giữ tài liệu trong két an toàn chứ không phải trong bìa nhựa - trong trường hợp hỏa hoạn, vật liệu tạo nên chúng sẽ tan chảy nhanh hơn giấy.

Những cách không tầm thường để lưu trữ tài liệu

Mô tả có vẻ nhàm chán? Không có gì! Có nhiều cách thú vị hơn, thuận tiện hơn để lưu trữ giấy tờ.

• • Ban tổ chức. Có nhiều lựa chọn cho một thiết bị như vậy. Ở dạng đơn giản nhất, nó là một bảng có gắn các giấy tờ bằng các nút. Trong các phiên bản phức tạp hơn, bảng có thể có ngăn kéo nhỏ và giá treo.

• • Tủ quần áo nhỏ. Nó giống hệt như một chiếc tủ có ngăn kéo thông thường nhưng nhỏ hơn nhiều. Nó rất thuận tiện để lưu trữ tài liệu trong đó. Được sắp xếp thành các ngăn khác nhau nên chúng sẽ không bao giờ bị thất lạc! Các ngăn kéo trong tủ ngăn kéo có thể có nhiều kích cỡ khác nhau: ngăn nhỏ để đựng những mảnh giấy nhỏ, ngăn lớn để đựng các bản vẽ.

• • Hộp treo. Chỉ cần một chiếc hộp hoặc giỏ nhỏ gắn vào tường giống như hộp thư. Trong một thứ như vậy, được đặt ở hành lang, thật thuận tiện để cất giữ những lá thư và biên lai mang theo.

• • Túi phong bì. Tương tự như tùy chọn trước, nhưng nó không phải là một chiếc hộp mà là một phong bì. Bạn có thể gắn nó vào bàn, tủ lạnh, tủ quần áo. Cho phép bạn lưu trữ các tài liệu cần thiết tạm thời mà không chiếm không gian quý giá.

• • Thùng rác. Không, không phải rác - đặc biệt, để lưu trữ. Đặt trên bàn hoặc trong tủ, nó có thể có nhiều ngăn. Một cách đơn giản, rẻ tiền nhưng hiệu quả để lưu trữ tài liệu.

• • Những giấy tờ thường xuyên sử dụng có thể được cất trong cặp hồ sơ. Nó có một tay cầm mang theo. Nó được thiết kế để các tài liệu bên trong không bị nhăn. Thường được thiết kế cho giấy A4. Nếu cần, để không lãng phí thời gian tìm kiếm những lớp vỏ cần thiết, bạn chỉ cần lấy một cặp tài liệu và bắt tay vào công việc.

Chúng tôi sử dụng công nghệ kỹ thuật số

Hướng dẫn sử dụng thuốc, dụng cụ, thiết bị văn phòng chiếm nhiều diện tích. Việc lưu trữ chúng dưới dạng điện tử sẽ dễ dàng hơn nhiều. Để làm được điều này, bạn cần tìm những thông tin tương tự trên Internet và so sánh nó với những thông tin có sẵn trên nguồn tài liệu để đảm bảo tính nhận dạng của nó. Bạn chỉ cần chụp ảnh hướng dẫn và lưu chúng vào một thư mục trên máy tính của bạn. Bạn chỉ cần chọn cái sau để không vô tình xóa nó. Tốt hơn là bạn nên ghi một bản sao khác của tệp kết quả vào phương tiện bên ngoài, chẳng hạn như thẻ nhớ hoặc gửi nó vào bộ lưu trữ đám mây.

Để đề phòng, bạn có thể quét các tài liệu khác. Nhưng sau đó bạn nên lo lắng về tính bảo mật của hệ thống điện tử trước một cuộc tấn công có thể xảy ra của hacker. Không ai thích rò rỉ dữ liệu cá nhân trên Internet.

Nhân tiện, việc sử dụng máy tính hoặc điện thoại di động sẽ thuận tiện cho việc theo dõi ngày hết hạn của giấy tờ. Chỉ cần nhập ngày cần thiết vào “lịch” là đủ để thiết bị điện tử thông báo cho bạn về việc kết thúc thời hạn hiệu lực của một lớp vỏ cụ thể. Sau đó, tất cả những gì còn lại là loại bỏ những giấy tờ không cần thiết.

Có lẽ nguyên tắc chính để lưu trữ tài liệu tại nhà rất đơn giản: làm việc cẩn thận và thường xuyên với giấy tờ gia đình là chìa khóa để đảm bảo rằng tài liệu cần thiết sẽ không bị thất lạc vào thời điểm quan trọng nhất.

Không phải tất cả các tài liệu đều có giá trị lưu giữ. Nhưng có rất nhiều giấy tờ mà mỗi chúng ta nên mang theo bên mình. Chúng cần được giữ ở những nơi an toàn và tách biệt, nhưng khá dễ tiếp cận. Bạn có thể tạo các bản sao tài liệu điện tử và thông thường - chúng có thể sẽ hữu ích. Trong mọi trường hợp, việc cất giữ cẩn thận và phân loại giấy tờ cẩn thận sẽ giúp chúng được an toàn.